¿Cómo buscar información de procesos de contratación en el SECOP?
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En el área central de la página “Proveedores” se puede acceder al buscador de información por procesos de contratación:
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En este buscador se despliegan diferentes datos que pueden ser consultados así.
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 Entidad compradora. Se encuentra la información de los procesos de selección publicados por cada entidad estatal. De esta forma el empresario puede consultar los procesos de contratación adelantados por una entidad específica en la que está interesado en ofertar sus bienes o servicios.
Modalidad de Contratación. Se refiere al procedimiento de selección por medio del cual se lleva a cabo el proceso de contratación. El Estatuto General de la Administración Pública establece cinco modalidades de selección a saber:
 1. Licitación Pública
2. Selección Abreviada
3. Concurso de Méritos
4. Contratación Directa
5. Contratación de mínima cuantía
Tal como se muestra en el siguiente cuadro, existen modalidades de selección con particularidades distintas en algunos de sus procedimientos, razón por la cual pueden variar los ítems de publicación en el Secop:
| Modalidad de selección |
Procedimiento |
| Selección abreviada |
Menor Cuantía
(literal b del numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007) |
Subasta Inversa Presencial o Electrónica
(literal a del numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007) |
| Concurso de méritos |
Con precalificación
(numeral 3 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007)
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Abierto
(numeral 3 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007) |
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De esta forma se observa que al desplegar la opción “modalidad de contratación” se desprenden diferentes alternativas, sin que ello quiera decir que obedecen a modalidades de selección distintas a las contempladas por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública pues se trata simplemente de diferenciar los procedimientos en su publicación.
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Estado. Se refiere al momento o la etapa en que se encuentra el proceso. En el Secop se detallan los siguientes estados, los cuales son definidos en el Modulo I. Conceptos Básicos de la Capacitación en el Secop para entidades del Estado 6, así:
Borrador. “Es el primer estado del proceso de contratación para aquellas modalidades de selección que de acuerdo con la normatividad vigente requieren la publicación de un proyecto de pliego de condiciones. Se denomina Borrador porque una vez puesto en conocimiento a la ciudadanía, puede ser modificado por la entidad de acuerdo con las observaciones que realicen los interesados en participar y su publicación no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección.”
Convocado. “En el estado convocado estarán los procesos de selección de convocatoria pública que hayan sido abiertos para que los interesados conozcan el pliego definitivo o la invitación a presentar ofertas y los demás documentos que se generen dentro del proceso de selección hasta la adjudicación.”
Adjudicado. “En este estado se encontrarán los procesos de convocatoria pública que hayan sido adjudicados. En este estado se requiere la publicación del acto administrativo de adjudicación.”
Celebrado. “Este estado aplica para todas las modalidades de selección incluidas en el sistema y comprende los procesos para los cuales se haya suscrito o generado el contrato estatal. Las entidades deberán publicar todos los contratos que hayan resultado de un mismo proceso de selección.” |
Liquidado. “En el estado liquidado se deben reflejar los procesos de contratación que de acuerdo con la normatividad vigente requieran liquidación y hayan sido liquidados. En este estado se requiere la publicación del acta de liquidación o del acto administrativo de liquidación unilateral si es del caso”
Descartado. “El estado descartado está previsto para aquellos procesos que estando en el estado borrador la entidad contratante decida no dar apertura a los mismos. Este estado se requiere para informar a los interesados que la entidad ya no va a continuar con un proceso. Sólo los procesos que se encuentren en estado Borrador podrán pasar al estado Descartado.”
Terminado anormalmente después de convocado. “Es un estado de proceso que se utiliza para aquellos casos en que una vez abierta la convocatoria la entidad requiere terminar el proceso anormalmente, por ejemplo cuando debe revocar el acto administrativo que ordena la apertura o declararlo desierto. Cuando un proceso es terminado anormalmente la entidad debe especificar la fecha y el motivo de terminación y anexar el documento con el acto administrativo de declaratoria de desierta o de terminación del proceso.”
Terminado sin liquidar. “En este estado deberán registrarse los procesos de contratación que conforme con la naturaleza del contrato se hayan ejecutado y no requieran liquidación. Así también deberán registrarse los contratos que se hayan ejecutado y vencido el plazo legal para la liquidación los mismos no hayan sido liquidados y aquellos procesos cuyos contratos hayan sido terminados anormalmente y no se hayan liquidado.” |
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En el proceso de identificación de oportunidades por parte de las mipymes se debe tener en cuenta que existe posibilidad de participación en los procesos de contratación que se encuentren en el estado “borrador”, dado que este estado sugiere que hasta el momento se ha publicado el proyecto de pliego de condiciones, no se ha expedido el acto administrativo de apertura y por ende no se han presentado propuestas. Este estado implica que se pueden presentar observaciones al proyecto de pliego de condiciones y en este sentido se tiene la oportunidad de analizar si las condiciones de carácter técnico, financiero, económico y jurídico permiten la participación de pequeñas y medianas empresas.
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Por otra parte, también existe oportunidad de participación en los procesos de contratación que se encuentren en el estado denominado “convocado”, sin embargo, sólo es posible en aquello procesos en los que no se haya surtido la etapa de cierre o de presentación de propuestas, este análisis deberá realizarse en cada caso concreto mediante la revisión del cronograma indicado en el acto administrativo de apertura del proceso.
Departamento de ejecución - Municipio. Este criterio de búsqueda permite al empresario identificar los procesos de contratación cuya ejecución se desarrollen en el domicilio de la mipyme o en los lugares en los que ésta pueda ofrecer los bienes o servicios relacionados con su actividad empresarial. |
Fecha desde – Fecha hasta. En este punto se podrán consultar los procesos de contratación publicados en el rango de fecha indicado por el empresario señalándola en el calendario dispuesto en estas opciones, vale la pena anotar que es posible realizar la búsqueda diligenciando solo uno de estos criterios (fecha desde o fecha hasta).
Producto o servicio. Este es uno de los criterios que se consideran más relevantes para la búsqueda de oportunidades en el sistema por parte de las mipymes. Debe anotarse que el Secop tomó como base la codificación estandarizada internacional de bienes y servicios para el comercio electrónico (UNSPC de Naciones Unidas V5-03-01), esta clasificación es jerárquica y se muestra en cuatro niveles: rama, familia, clase, bien o servicio; sin embargo, para definir el objeto contractual el Secop utiliza sólo el nivel 1 (rama) de esta codificación. |
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Para mayor detalle a continuación se indica la codificación de bienes y servicios que aparece en el Secop.
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| SECOP |
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- A- Material Vivo Vegetal y Animal, Accesorios y Suministros
- B- Material Mineral, Textil y Vegetal y Animal No Comestible
- B- Material Químico incluyendo Bioquímicos y Materiales de Gas
- B- Materiales Combustibles, Aditivos para Combustibles, Lubricantes y Anticorrosivos
- B- Materiales de Resina, Colofonia, Caucho, Espuma, Película y Elastómericos
- B- Materiales y Productos de Papel
- C- Herramientas y Maquinaria General
- C- Maquinaria y Accesorios de Minería y Perforación de Pozos
- C- Maquinaria y Accesorios para Agricultura, Pesca, Silvicultura y Fauna
- C- Maquinaria y Accesorios para construcción y edificación
- C- Maquinaria y accesorios para Generación y Distribución de energía
- C- Maquinaria y Accesorios para Manufactura y Procesamiento Industrial
- C- Maquinaria, Accesorios y Suministros para Manejo, Acondicionamiento y Almacenamiento de Materiales
- C- Vehículos Comerciales, Militares y Particulares, Accesorios y Componentes
- D- Componentes y Equipos para Distribución y Sistemas de Acondicionamiento
- D- Componentes y Suministros Electrónicos
- D- Componentes y Suministros de Manufactura
- D- Componentes y Suministros para Estructuras, Edificación, Construcción y Obras Civiles
- D- Componentes, Accesorios y Suministros de Sistemas eléctricos e iluminación
- D- Equipos y Suministros de Laboratorio, de Medición, de Observación y de Pruebas
- E- Alimentos, Bebidas y Tabaco
- E- Artículos Domésticos, Suministros y Productos Electrónicos de Consumo
- E- Difusión de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones
- E- Equipo Médico, Accesorios y Suministros
- E- Equipos de Oficina, Accesorios y Suministros
- E-Equipos y Suministros de Defensa, Orden Público, Protección, Vigilancia y Seguridad
- E- Equipos y Suministros para Impresión, Fotografía y Audiovisuales
- E- Equipos y Suministros para Limpieza
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- E- Equipos, Suministros y Accesorios para Deportes y Recreación
- E- Instrumentos Musicales, Juegos, Artes, Artesanías y Equipo educativo, Materiales, Accesorios y Suminstros
- E- Maquinaria, Equipo y Suministros para la Industria de Servicios
- E- Medicamentos y Productos Farmacéuticos
- E- Muebles, Mobiliario y Decoración
- E- Productos para Relojería, Joyería y Piedras Preciosas
- E- Publicaciones Impresas, Publicaciones Electronicas y Accesorios
- E- Ropa, Maletas y Productos de Aseo Personal
- F- Organizaciones y Clubes
- F- Servicios basados en Ingeniería, Investigación y tecnología
- F-Servicios Editoriales, de Diseño, de Artes Gráficas y Bellas Artes
- F- Servicios Educativos y de Formación
- F- Servicios Financieros y de Seguros
- F- Servicios Medioambientales
- F- Servicios Personales y Domésticos
- F- Servicios Políticos y de Asuntos Cívicos
- F- Servicios públicos y Servicios relacionados con el Sector Público
- F- Servicios de Contratación Agrícola, Pesquera, Forestal y de Fauna
- F- Servicios de Defensa Nacional, Orden Público y Seguridad y Vigilancia
- F- Servicios de Edificación, Construcción de Instalaciones y Mantenimiento
- F- Servicios de Gestión, Servicios Profesionales de Empresa y Servicios Administrativos
- F- Servicios de Limpieza, Descontaminación y Tratamiento de residuos
- F-Servicios de Minería, Petróleo y Gas
- F- Servicios de Producción Industrial y Manufactura
- F- Servicios de Salud
- F- Servicios de Transporte, Almacenaje y Correo
- F- Servicios de Viajes, Alimentación, Alojamiento y Entretenimiento
- G- Terrenos, Edificios, Estructuas y Vías
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Cuantía. Como se muestra en la siguiente gráfica, este criterio permite a las mipymes consultar el rango de la cuantía del proceso de contratación.
Finalmente, teniendo en cuenta que el Secop es un sistema que está en permanente construcción y mantenimiento y que no existe un control de la información que es publicada por parte de las entidades del Estado, se sugiere que una vez realizada la consulta con base en los criterios identificados previamente por parte de la mipyme, se realice la verificación de la documentación que se encuentra publicada a fin de corroborar primordialmente el estado en que se encuentra el proceso.
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La participación de las mipymes en el mercado de compras públicas constituye una excelente oportunidad de negocio que permite ampliar el portafolio de clientes de la empresa y sobretodo acumular experiencia para consolidar su participación exitosa en los procesos de contratación pública de manera directa y sin necesidad de abogado ni de intermediarios.
El primer paso para acceder a esta gran oportunidad de negocio es ingresar al Portal Único de Contratación – Secop, herramienta que le permitirá desde cualquier lugar del país conocer de manera directa todas las ventajas que ofrece la contratación con el sector público, el cual corresponde al 48% del Presupuesto General de la Nación.
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